TERCERA PARTE: DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES CARGOS
Esta parte trata de aspectos puntuales relacionados con los distintos Cargos. La intención es dar – como dijimos – una aproximación sobre el Objeto del Cargo, Deberes y Responsabilidades y algunas tareas desempeñadas en el ejercicio del mismo que a nuestro juicio son destacables.
Como es de suponer, para un reporte breve como el que pretendemos, basta con referirnos a los aspectos esenciales; el desarrollo de los mismos es objeto del Manual Interno de la Organización.
DIRECTOR
Es el responsable de Coordinar el esfuerzo común de los Miembros de la Organización para alcanzar los Objetivos seleccionados.
Pone en marcha lo establecido en la Planificación y en la Organización.
Su Eficiencia es determinante en la Moral de los Colaboradores y de su Productividad.
Por su intermedio se establece la Comunicación necesaria para que la Organización funcione.
Es quien en definitiva: Motiva, Supervisa, Comunica, Integra, Lidera y Toma Decisiones para compatibilizar los Objetivos Organizacionales con los individuales.
ADJUNTO DE DIRECTOR (Diccionario: persona] Que acompaña o ayuda a otro en un cargo o trabajo. “director adjunto»
Colabora en todo momento con el Director y es facilitador del Proceso de Toma de Decisiones y su ejecución. Supervisa la aplicación de las decisiones que fije la Dirección a todo nivel: desde la determinación de Políticas y Planes hasta el mínimo nivel de desagregación. Por esto debe estar permanentemente informado de lo que se pretende y comunicar en forma conveniente y breve por escrito los desvíos al Director en forma inmediata.
Es responsable – de la Implementación – de los Planes del Mapa de Objetivos estratégicos.
Responsabilidad. Se destaca que un desvío en tiempo y/o forma en la realización de las Tareas relativas a su cargo implica un perjuicio muy grande dado que de sus acciones dependen Decisiones referidas a Objetivos, Planes, Comunicación y Coordinación de los aspectos que hacen a la Misión de la Organización.
AREA DE SERVICIOS
Está compuesta por la Administración y el Almacén.
Estos servicios de apoyo a la Gestión son quienes ingresan la documentación que convenientemente procesada es – en parte – base para la Toma de Decisiones.
Así, el Área Administrativa, confecciona y recepciona la documentación interna y externa y la ingresa al Sistema Informático. Tiene a su cargo el manejo financiero también.
El Almacén por su parte posee en tiempo real el tipo de repuesto, la cantidad existente y otras variables de suma importancia para su gestión.
El Sistema de Gestión del Taller (SisGesTal) permite guardar en archivos los datos generados por la Administración – y los recibidos de otras áreas como del Asesor de Servicio – y del Almacén. Dicho Sistema organiza los datos ingresados transformándolos en información para la Toma de Decisiones.
Ambas Áreas realizan asimismo Controles diarios, semanales y mensuales que permiten validar los datos ingresados. La Administración en particular se ocupa de la previsión de los Flujos de Fondos para hacer frente a las obligaciones.
El incumplimiento o apartamiento de las tareas asignadas provocaría un grave perjuicio a la Organización:
Almacén: stock de repuestos sin movimiento u obsoletos con el costo financiero asociado; atraso en la Programación de la producción (falta de repuestos – insatisfacción de Clientes); etc.
Administración: incumplimiento con proveedores (Necesidad de fondos adicionales con su costo asociado, etc.)
JEFE DE TALLER
Es el responsable de las Personas y Bienes que integran el Taller.
Es quien determina la Calidad final de los trabajos que se ejecutan.
Responde por la aplicación de las Políticas de Calidad establecidas y de direccionar los esfuerzos hacia los Objetivos y del cumplimiento de los Planes de Acción en el Área Mecánica. Vela por la seguridad de los subordinados y por el mantenimiento del equipamiento.
Debe liderar el grupo de mecánicos y las Áreas bajo su mando específico, su capacitación y entrenamiento.
Es responsable último de todos los problemas que puedan surgir en la Programación de la Producción (recepción, flujo interno, ejecución de trabajos, provisión de repuestos, apartamientos en la vía administrativa, etc.).
El incumplimiento de sus responsabilidades provoca descontento en Clientes y distorsiona el flujo normal de producción del taller.
ASESOR DE SERVICIOS
Es responsable de la Programación de la Producción junto al Jefe de Mecánicos y del Flujo de Documentación interna adjunto a la OR. Una falla en la Programación y/o la falta de cualquier documento acarrearía la distorsión del Ciclo del Servicio causando retrasos y la disconformidad del Cliente.
Cuando debe derivar al Cliente a la Sección Administrativa para que esta acuerde con el Cliente la forma de pago.